Een financieel manager heeft structuur nodig

• 3 voorbeelden
• Definitie van een proces
• Toepassing 1: tijdsbesteding aan financiële processen
• Toepassing 2: herinrichting van een financiële afdeling
• Toepassing 3: benchmarking
• Tot slot

Als er één beroepsgroep is die van houvast en structuur houdt, dan is het wel de financieel-economische discipline. Het aardige is dat de meeste controllers en financieel directeuren – en natuurlijk  hun adviseurs - ook nog eens gewend zijn om ook hun eigen proces zo nu en dan te structureren. In de nog steeds grieperige economie en de blijvende stroom reorganisaties hebben deze procesmodellen hun nut. Dit artikel laat zien wat financiële procesmodellen zijn, hoe ze in de praktijk gebruikt worden, en wat hun beperkingen zijn.

Iedere financieel manager en consultant die heeft opgelet kent de driedeling people – process – technology. Deze indeling kan behulpzaam zijn bij de analyse, en later bij de oplossing van een organisatorisch probleem. Bij veranderingstrajecten of invoering van nieuwe IT systemen is zo’n benadering best aardig, en kan gebruikt worden om voor elk van de drie onderdelen een aparte aanpak te ontwikkelen: één die zich richt op de menskant (verandermanagement), één die zich bezighoudt met het herontwerp van processen, en één voor de technische gevolgen voor al dan niet nieuwe IT systemen. In dit artikel wordt specifiek ingegaan op processen, in het bijzonder financiële processen.

3 voorbeelden

Financiële processen zijn er op verschillende niveaus. Voorbeelden van indelingen op een hoog niveau zijn strategische versus operationele financiële processen, en controlling versus gegevensverwerkende processen. Op het laagste procesniveau komen we werkinstructies tegen, bijvoorbeeld een instructie om een factuur in te boeken of om een maandafsluiting te doen. Voor de gedetailleerde vastlegging van dergelijke werkinstructies of procedures wordt vaak gebruik gemaakt van een IT applicatie die de vastlegging ondersteunt.

Bij verandertrajecten of doorlichtingen van financiële afdelingen en organisatieonderdelen wordt vaak gebruik gemaakt van een procesmodel dat tussen het genoemde hoogste en laagste niveau in ligt. Hieronder worden drie generieke, operationele procesmodellen besproken. In een zeer bruikbaar Angelsaksisch model worden operationele processen ingedeeld in 4 groepen, te weten controlling, transaction processing, tax management en treasury management (zie model a, figuur 1). Het takenpakket van een controller of CFO omvat vaak deze verantwoordelijkheidsgebieden, of in ieder geval grote delen ervan.

Bepaalde administratieve processen worden met de procesbenadering van voorbeeld a niet meegenomen, terwijl deze wel degelijk relevant kunnen zijn. Model b, figuur 1 houdt hier rekening mee. In het voorbeeld zijn ook niet-financiële, maar wel administratieve processen opgenomen, zoals verkoopadministratie, waaronder dan bijvoorbeeld valt het beheer en up-to-date houden van klant- en productinformatie. De reden dat deze meestal niet in een financieel procesmodel voorkomen is deze proces vaak niet de verantwoordelijkheid van een financieel manager zijn, maar bijvoorbeeld van een verkoopmanager. (Bij verandertrajecten wordt overigens ook wel eens gesproken over processen als purchase to pay en order to cash. In die (veelomvattende) processen zitten dan wel weer diezelfde administratieve, niet-financiële processen als productie-, verkoop- en inkoopadministratie.)

Figuur 1: twee veel toegepaste procesmodellen