Durf kleur te bekennen in kennismanagement

• “Wat gebeurt er met de kennis van mijn vakmensen als zij de organisatie verlaten?”
• “Hoe zorg ik dat kennis- en communicatieprocessen ten dienste staan van mijn business resultaten?”
• “Hoe voorkom ik dat keer op keer door verschillende mensen in mijn organisatie dezelfde fouten worden gemaakt?”
• “Wat moet ik doen om echte veranderingen teweeg te brengen in mijn organisatie?”
• Advies: Ken uw probleem en beken kleur
• Algemene ‘waarheden’:

U kent vast de discussies over wat ‘kennis’ is, en hoe dat verschillend is van ‘informatie’ en ‘data’. Wat kunt u met deze discussies? De definitie die men gebruikt voor ‘kennis’ is afhankelijk van het perspectief op kennismanagement. In dit artikel zetten wij vier benaderingen van kennismanagement, elk verbonden aan een kleur, voor u op een rij. Elke benadering is ontstaan vanuit een probleemstelling, bijvoorbeeld ‘keer op keer worden dezelfde fouten gemaakt in mijn organisatie’. Ook herkent u bij elke benadering de gebruikte terminologie c.q. stokpaardjes.

“Wat gebeurt er met de kennis van mijn vakmensen als zij de organisatie verlaten?”

Dit is een vraag die menig manager en wellicht ook u uit de slaap houdt. Deze vraag appelleert aan een IT-benadering van kennismanagement met de nadruk op opslag van informatie. De ‘opslagbenadering’ is de blauwe benadering van kennismanagement en probeert kennis te objectiveren en los te koppelen van zijn oorspronkelijke dragers, de vakmensen.

Op die manier wordt kennis omgezet in informatie. Deze informatie wordt opgeslagen in informatiesystemen of databases. Hiermee wordt het probleem van vertrekkende vakmensen (deels) onder controle gebracht. De blauwe benadering heeft meestal een IT-er als kennismanager. Blauw is goed in het beschrijven van technische systemen die door de meeste organisaties gebruikt worden zoals document-management-systemen. In combinatie met concepten van het onderzoeksveld ‘informatiemanagement’ komt het tot oplossingen voor betere toegang tot informatie en slim zoeken naar informatie. Denk bijvoorbeeld aan de slimme zoekalgoritmes achter Google. Ook heeft blauw goede interviewtechnieken voor het expliciet maken van kennis, en methodieken voor het categoriseren van kennis, en het verrijken van kennis met bijvoorbeeld metadata, en het visualiseren van expliciete kennis. De blauwe benadering schenkt weinig aandacht aan hoe vakmensen in hun dagelijks werk omgaan met kennis en informatie en aan wat de rol is van persoonlijke en ervaringsaspecten. Indien in de blauwe benadering de nadruk ligt op maximale controle en compleetheid is de blauwe benadering erg duur.