Effectiviteit eist voorrang op efficiency (1)

• Effectiviteit komt door denken, kosten door doen
• Hoezo, efficiency en effectiviteit?
• Modellering en decompositie van processen
• ERM software applicatie
• Computermodel
• Kosteneffectiviteit
• Organisatorische efficiency
• Conclusie
• Stelling
• Literatuur

Effectiviteit komt door denken, kosten door doen

Onder een kosteneffectieve organisatie verstaan we één die in staat is de verlangde prestaties effectief en efficiënt met de juiste operationele leiding te verwezenlijken.  Tussen de organisatie enerzijds en het management anderzijds komt bij de onderstaande aanpak een scheidingsvlak voor. Ruwweg betekent dit dat effectiviteit in de organisatie structureel is ingebouwd, en het management voor de efficiency van de bedrijfsvoering verantwoordt.

Dit artikel beschrijft een werkwijze gericht op het verkrijgen van hogere organisatorische effectiviteit. Tevens wordt een software toepassing toegelicht voor het ondersteunen van het ontwerpen van kosteneffectieve bedrijfsprocessen en bij het zoeken naar verspilling in bestaande organisaties. Een vijftal scenario’s zijn hiermee doorgelicht. Ze hebben betrekking op de praktijk van grote succesvolle ondernemingen. In alle gevallen tonen ze ruimte voor significante verbetering van kosteneffectiviteit van de bedrijfsvoering aan. Als benchmarks gelden de potentiële prestaties die met de organisatiestructuur, beschikbaar personeel en aanwezige middelen volgens calculaties haalbaar moeten zijn. Deze werden vergeleken met de actuele operationele prestaties en de oorzaken van de verschillen in concrete termen verklaard.

In een volgend artikel wordt ingegaan op modelleringtechnieken en het gebruik van een software toepassing om verspillingen op te sporen. Bedrijfsorganisaties kunnen zelf met de technieken projectmatig mee aan de slag; bovendien, op grond van prestatie indicatoren kunnen de verschillende probleemeigenaren onafhankelijk van elkaar verbeterende maatregelen uitwerken. Implementatie volgt een bottom-up-down benadering. Op deze manier is de methodiek geschikt voor organisaties van allerlei omvang. Complexe systemen kunnen zonder beperking worden behandeld. Door zelf mee te werken aan het instellen van de programma’s analoog aan eigen organisatiekenmerken, wordt pas dan het zoeken naar goud in de eigen achtertuin een leuke bezigheid!

Hoezo, efficiency en effectiviteit?

Bij de totstandbrenging van organisaties en systemen of bij het (her)ontwerpen van producten en (bedrijfs)processen, zal vóór de oplevering geverifieerd en bewezen moeten worden dat aan de gestelde eisen is voldaan. Pas na succesvolle verificatie kan men het  voor gebruik vrijgeven. In een bedrijfsorganisatie draagt de operationele leiding de verantwoordelijkheid voor de uitvoeringsprocessen (en dus voor de prestaties), waaronder de efficiency. Met het vaststellen van de organisatie doelstellingen wordt er van een gewenste managementaanpak uitgegaan. Van deze aanpak hangt mede de organisatorische efficiency af. Hiertegenover ligt de effectiviteit vooral verankerd in de opzet van de bedrijfsprocessen. Handhaving hiervan is dus een voorwaarde voor het realiseren van de operationele doelstellingen. De clou is hierbij te weten welke aspecten van de organisatiestructuur, het relatienetwerk en de bedrijfsprocessen voor de effectiviteit bepalend zijn. Ondanks het feit dat het vaak om basale dingen gaat als telefonische bereikbaarheid of de juiste informatie tijdig verstrekken, die weinig kosten met zich meebrengen, genereert effectiviteit juist veel waarde. De keerzijde is dat het verwaarlozen hiervan onevenredig veel schade of verlies aan goodwill veroorzaakt! Een recent voorbeeld uit de praktijk: