Handige tips om efficiënt te werken

De telefoon die continu gaat of mailtjes die blijven binnenkomen, zodat u niet aan werken toekomt. Iedereen heeft er wel eens last van.

Efficiënt werken doe je zo
Overzicht: wat en wanneer? Maak elke dag (of elke week) een actieplan. Dat is niet meer dan een lijst activiteiten met daarbij de prioriteit van iedere actie en de tijd die je ermee kwijt zult zijn. Ga als volgt te werk.
Taken bepalen. Bepaal dagelijks (of wekelijks) welke taken er op je bord liggen. Maar daar een lijst van, in willekeurige volgorde.
Prioriteiten vaststellen. Niet iedere taak is even belangrijk. Sommige dingen moeten acuut aangepakt worden, andere kunnen ook morgen of over een week. Stel vast wat urgent is en wat het belang ervan is. Dingen die urgent én belangrijk zijn krijgen een hoge prioriteit.
Realistisch plannen. Stel van iedere activiteit vast hoeveel tijd je ermee kwijt denkt te zijn. Wees alert op het woord 'even'. Dingen duren meestal langer dan je denkt, vooral als je van het chaotische type bent. Maak voor een hele groep gelijksoortige, kleine activiteiten een blok tijd vrij, bijvoorbeeld voor het beantwoorden van mail. Plan niet meer dan er in het aantal uren past dat je die dag werkt. Voorzie die plannen van een stappenplan, want anders komt er waarschijnlijk niets van terecht. Stel doelen als ‘elke week een sollicitatiebrief opsturen' of ‘binnen een maand de mogelijkheden voor het volgen van een training bespreken'. En pauze = pauze, daarin werk je niet. Ook niet 'even'.

Uitvoering
Benodigdheden bepalen. Werk doe je meestal niet alleen. Je hebt input van anderen nodig, of je kunt pas aan de slag met een klus als een bepaald softwareprogramma is aangepast. Bekijk per activiteit of je dat wat je nodig hebt tot je beschikking hebt, liefst enige tijd voordat je aan de activiteit denkt te gaan beginnen. Vraag de juiste mensen om te leveren wat je nodig hebt. Wees daarin proactief en verantwoordelijk. Wacht niet tot het te laat is om je activiteit nog volgens planning te kunnen uitvoeren.
Verantwoordelijkheden en bevoegdheden kennen. Veel efficiëntie in werk gaat verloren omdat mensen worstelen met hun verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Ze denken problemen te moeten oplossen die eigenlijk op het bordje van iemand anders thuishoren. Of ze schuiven juist verantwoordelijkheden van zich af met het idee dat anderen het probleem wel zullen oplossen. Als je ergens in vast dreigt te lopen, vraag je dan eerlijk af of jij degene bent die het probleem moet oplossen. Als het antwoord 'ja' is, stel het dan niet uit en stap over de drempel heen die je misschien hebt (angst voor een moeilijk telefoontje bijvoorbeeld). Is het antwoord 'nee', wacht dan niet langer en stap naar je leidinggevende of de collega die wel de bevoegdheden heeft om het probleem op te lossen.
Bijsturen. Bekijk tijdens of aan het eind van de dag je actieplan. Stel de lijst activiteiten bij als er veranderende omstandigheden zijn (er is een nieuwe urgente klus binnengekomen of een activiteit is heel erg uitgelopen). Bepaal dan opnieuw de prioriteiten. Plan realistisch: voor alles wat er op een dag bij komt, moet er ook weer wat af. Controlefreaks moeten oppassen dat ze niet de hele dag met de actielijst bezig zijn. Spreek met jezelf af dat je hem alleen in uiterste nood mag bijwerken.



De rubriek ACTUEEL informeert u over recent verschenen artikelen in andere media. Bij elke bijdrage vermelden wij de oorspronkelijke bron. (bron: Carrieretijger) door Financial Times

Uw Reactie

In deze ruimte kunt u de reacties op de actueel berichten bekijken en zelf reageren door onderaan uw mening te geven. 

Vermeld s.v.p. uw identiteit of zorg ervoor dat uw gegevens, doordat u geregistreerd bent als lid van deze site, bekend zijn. Alle reacties die zich houden aan onze Code of conduct worden opgenomen.